Je merkt het pas als het misgaat. Een bestand dat niet opent in een ander programma, een oud document dat na tien jaar onleesbaar blijkt, of een systeem dat niet wil praten met dat van een ander. Open standaarden zijn bedoeld om precies dat te voorkomen.
Een standaard is een afspraak over hoe iets werkt. Hoe een webpagina is opgebouwd, hoe een foto wordt opgeslagen, hoe twee computers met elkaar communiceren. Bij een open standaard is die afspraak openbaar. Iedereen mag de specificatie lezen en er software mee bouwen. Bekende voorbeelden zijn HTML voor webpagina's, PDF voor documenten en de protocollen waarmee e-mail wordt verstuurd.
Het tegenovergestelde is een gesloten formaat. Dan bepaalt één bedrijf hoe het werkt en weet je als gebruiker niet zeker of je er later nog bij kunt.
Het grootste voordeel is dat je niet vastzit aan één leverancier. Staan je gegevens in een open formaat, dan kun je overstappen naar een ander programma zonder alles kwijt te raken. Ook voor de lange termijn is het prettig. Een beschreven formaat blijft te lezen, ook als de oorspronkelijke software allang niet meer bestaat.
Voor bedrijven en overheden speelt nog iets mee. Systemen van verschillende partijen moeten met elkaar kunnen samenwerken. Als iedereen dezelfde openbare afspraken volgt, hoeft niet elke koppeling apart te worden uitgedacht.
Ook als particulier kun je er rekening mee houden. Sla belangrijke documenten die je lang wilt bewaren op in een breed ondersteund formaat, zoals PDF. Kijk bij nieuwe software of je je gegevens makkelijk kunt exporteren. En let bij een app of dienst op de vraag of je er ook weer uit kunt. Die vraag stellen voordat je begint, is een stuk makkelijker dan erachter komen als je wilt vertrekken.